Seminario sobre metodología GTD. Emprendedores mejorando la productividad personal

2014-02-07 09.26.39En una entrevista que leí hace un tiempo, el filósofo Daniel Inneraty afirmaba: «Los principales objetivos de la formación en una sociedad del conocimiento y la innovación podrían sintetizarse en dos habilidades básicas: 1) gestionar la atención y 2) aniquilar información«. Crítica directa a la sobreabundancia de la información que propicia lo digital: «La infoxicación». Y el efecto de confusión que esta realidad nos genera.

Y para lo segundo añadía: «Ignorar es racional cuando los costes de ocuparse con información adicional son más altos que su utilidad«. Básicamente, saber decir NO.

Esta afirmación me hizo reflexionar. Me afectaba y daba pistas sobre algunos hábitos de mi trabajo que intuía debía revisar. Y apuntaba a algunas pautas y formas de trabajo que vengo observando, directa e indirectamente, en la comunidad de emprendedores de la que formo parte. Contextualizando la reflexión de Inneraty en el ámbito del emprendimiento, ciertamente se puede observar que uno de los retos principales que marca la diferencia es aprender a gestionar la atención, y desprenderse de la grasa, de lo que sobra y no es foco estratégico. Y es preciso lograrlo, porque además se ha de gestionar la complejidad y la abrumadora exigencia multidisciplinar diaria que exige tus mejores capacidades creativas, de aprendizaje, vigilancia del estado del arte, trabajo en equipo.. o bien tratar diligentemente con clientes y proveedores…o atender múltiples procesos de gestión interna.  Parece evidente que en este contexto, resulta preciso ayudarse de metodologías y formas de trabajo eficientes que ayuden a gestionar este panorama. Por ello, venía «poniendo la oreja» al GTD (Getting Things Done) en tanto en cuanto metodología diferencial que según sus adeptos aporta  sentido y propósito a lo que hacemos, en coherencia con un sistema de organización del tiempo y tareas para lograr resultados. Productividad personal que se acaba traduciendo en mayor satisfacción y felicidad personal.

Fué precisamente un oportuno e interesantísimo crítico post de Amalio Rey titulado “¿Es tan fácil el GTD como dicen?”, el que me ofreció la ocasión de acercarme con más interés a la metodología. Amalio en ese post, y el serial que lo acompañó, desmenuzaba desde su personal experiencia, las dificultades que encontraba en la aplicabilidad de los principios del GTD a su forma de ser y trabajar. Con ello generó un enriquecedor debate lleno de aportaciones y cierta controversia precisamente con buena parte de la comunidad «GTDista» a la que venía siguiendo la pista. Entre ellos, se encontraba Alberto Barbero (y cierro así el círculo de este preámbulo), consultor artesano y coach experto en GTD recién incorporado a este Foro de Emprendedores.

Tras una charla larga y tranquila con Alberto, y testar el interés de la metodología por parte de los miembros del Foro, acordamos que nos prepararía un seminario de 8h introductorio al GTD. Tiempo a todas luces insuficiente, me advirtió, para profundidades. Por ello, tras abrir un debate en nuestra intranet de acercamiento previo y compartir una wiki sobre los aspectos del GTD, nos puso en una óptima situación de trabajo.

Alberto en el seminario partió de un diagnóstico de cosas cotidianas (personales y profesionales) que nos suceden a diario. En ese escenario, identificó el estrés que nos produce la acumulación de tareas, compromisos e interrupciones cuando no, la frustración de perder el enfoque por embotamientos mentales, olvidos, distracciones y requerimientos de terceros (con sus prisas…¡que no son las tuyas!). Problemas que a todos nos afectan, ¿verdad?.

¿Y porqué nos pasa todo esto?. Pues porque la mayoría de nosotros, no tenemos unos límites claros entre nuestra vida personal, los proyectos profesionales en los que ponemos nuestro empeño y la inversión de tiempo en destrezas y aprendizajes que necesitamos para hacerlos realidad. La naturaleza del trabajo ha cambiado, tiempos líquidos afirma Alberto, que nos obligan a  “saber liberar nuestra mente de preocupaciones…creando un sistema lógico externo a nuestra cabeza y de confianza que sea capaz de:

1) capturar todo aquello que consideremos inacabado e importante;

2) clarificar qué significa cada compromiso y decidir qué debemos hacer para progresar en su consecución

3) programar recordatorios de ellos, de manera organizada, en un sistema que revisemos regularmente.

El GTD te propone la puesta en marcha de un flujo de trabajo consistente en cinco etapas: (1) recopilar cosas que llaman tu atención, (2) procesar qué significan y qué quieres hacer con ellas, (3) organizar los resultados que (4) revisarás para elegir qué (5) hacer.

Según la cita de Aristóteles: “Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia entonces no es un acto, si no un hábito”. Así que Alberto nos dió sus tres claves para lograr este estado: 1)Poseer un sistema confiable fuera de tu cerebro donde recopilas todo lo que necesitas; 2) hábitos productivos y como consecuencia a estos dos primeros puntos ..3) Un estado de alerta perfecta.

Pero si el control es el conjunto de hábitos que nos van a ayudar a nuestras cosas ordenadas y un estado mental de confianza, el GTD nos dice que ésto es incompleto sin una perspectiva que nos dé el enfoque, la orientación y la visión de lo que hacemos. Así que estos dos conceptos están intima e indisolublemente relacionados.

En la perspectiva se nos dice que son 6 los niveles existentes. Áreas de actuación vitales que tienen que ver con nuestro enfoque en el presente (nuestras acciones y proyectos actuales); en las responsabilidades y compromisos que hemos contraído con nosotros mismos y terceros; los objetivos anuales y a corto plazo; nuestra visión personal a 3-5 años; y por último en nuestra propia vida. Nuestra meta vital. Para ello, el GTD sugiere abordar un proceso de exploración personalautoliderazgo para desarrollar el sentido y propósito de nuestra vida. Resolver que queremos ser, en qué nos queremos convertir, trabajar esa visión y poner toda nuestra energía y enfoque en lograrlo.

Esta última parte, es la que nos resultó más sorprendente. Porque aquí ya no se hablaba de metodología y herramientas (analógicas y digitales), si no directamente de lo que es más importante para nosotros como personas, nuestra parte emocional.

No es de extrañar que Alberto en la entrevista que va en el post, ya advierta que el GTD no es una metodología para trabajadores con poco nivel de autonomía inmersos en organizaciones muy jerarquizadas. Hace falta que la persona dispuesta a implementarla pueda disponer de elevada autonomía, sentido de la responsabilidad y propósito de vida. Precisamente, Jose Miguel Bolivar en esta interesante entrevista critica a las organizaciones incapaces de superar estructuras caducas de control y jerarquía, aquellas donde no se concede suficiente protagonismo a las personas creando contextos donde puedan desarrollarse como potentes individualidades que sepan trabajar de forma responsable, autónoma y conectada con otros nodos externos de innovación y talento. Las organizaciones precisan que sus trabajadores lleguen a su mejor versión profesional y personal. Llegar a ese estado, ha permitido que empresas como Zappos, hayan adoptado la holacracia como innovadora cultura empresarial consistente en horizontalizar toda su estructura y hacerla absolutamente transparente. ¡No existen los cargos ni los jefes!

Para finalizar, a modo de resumen personal, el GTD es una metodología que ha entendido el signo de los tiempos (complejidad y transformación) de las organizaciones y sus profesionales, absolutamente indicada para los emprendedores por darse en ellos todos los componentes esenciales donde esta metodología dispone de sus principales fortalezas, a saber:

1.- Te ayudará a equilibrar tu vida aportando sentido a la gestión de la atención y foco en las tareas principales.

2.- Te ayudará a “trocear los proyectos  largos y complejos” para convertirlos en pequeñas acciones con hitos y resultados que llevan a la consecución del proyecto.

3.- Te facilitará un sistema ordenado de todos los elementos que conforman tu ámbito personal y profesional. (agenda, compromisos, fuentes de conocimiento, relaciones profesionales..)

4.- Te facilitará el proceso de toma de decisiones. De lo que haces, de lo que pospones, de a que cosas debes decir no, y a trabajar por contextos y niveles de energía.

Para más profundizaciones, consultar la wiki que Alberto generosamente nos deja aquí. Y por supuesto su entrevista.

Yo ya he empezado. ¿Y tú?

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